1 tàng trữ trong Outlook là gì?2 thời hạn hết hạn khoác định của tính năng tự động hóa lưu trữ trong Outlook2.2 Tắt tính năng tự động lưu trữ vào Outlook

Bài viết này sẽ phân tích và lý giải cách lưu trữ thư điện tử trong Outlook 2013, 2010 và những phiên phiên bản khác của Outlook. Các bạn sẽ học cách thông số kỹ thuật từng folder với thiết đặt lưu trữ tự động hóa hoặc áp dụng các thiết đặt tương từ bỏ cho toàn bộ các thư mục, cách tàng trữ trong Outlook thủ công bằng tay và phương pháp tạo thư mục tàng trữ nếu nó không lộ diện tự động.Bạn vẫn xem: Archive mail là gì

Nếu vỏ hộp thư của người sử dụng quá nhiều dữ liệu, thì kia chính vì sao để lưu lại trữ email cũ, nhiệm vụ, chú giải và các mục khác để lưu lại Outlook của bạn hoạt động nhanh chóng và sạch sẽ. Đó cũng đó là lúc tính năng tàng trữ của Outlook ra đời. Nó bao gồm sẵn trong toàn bộ các phiên bản của Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, Outlook 2007 và những phiên phiên bản trước đó. Nội dung bài viết này, Excel Online vẫn dạy cho chính mình cách lưu giữ trữ email và những mục khác trong những phiên phiên bản khác nhau một cách auto và thủ công.Bạn đang xem: Archive mail là gì

Lưu trữ trong Outlook là gì?

Lưu trữ Outlook (và tự động hóa lưu trữ) di chuyển các email, công việc và kế hoạch cũ quý phái thư mục lưu lại trữ, được lưu lại trữ tại đoạn khác trên ổ cứng của bạn. Về khía cạnh kỹ thuật, việc lưu trữ sẽ chuyển các mục cũ trường đoản cú tệp .pst chính vào một trong những tệp archive.pst riêng biệt mà chúng ta cũng có thể mở từ Outlook bất cứ lúc nào các bạn cần. Nhờ vậy, kích cỡ Outlook sẽ giảm đi và có thêm phần lớn trống bên trên ổ C: (nếu chúng ta chọn tàng trữ tệp lưu trữ ở đâu đó).

Bạn đang xem: Cách archive mail outlook 2016


*

Thư mục tàng trữ sẽ hiển thị ngay lập tức trong danh sách các thư mục:


*

Khi thư mục Archive làm việc đó, bạn có thể tìm và mở những mục sẽ lưu trữ của người tiêu dùng như thường lệ. Để tra cứu kiếm vào kho tàng trữ Outlook, hãy lựa chọn thư mục Archive trong thanh Điều hướng và gõ văn bản tìm kiếm của người sử dụng vào hộp Tìm kiếm cấp tốc (Instant Search).


*

Để xóa folder Archive khỏi danh sách thư mục của bạn, bấm vào phải vào nó, kế tiếp bấm Đóng Archive. Đừng lo vì chưng nó đang chỉ đào thải thư mục Archive trường đoản cú thanh Điều hướng, nhưng sẽ không xóa những tập tin tàng trữ thực tế. Bạn sẽ có thể khôi phục lại folder Archive vào Outlook của mình bất cứ lúc nào chúng ta cần bằng phương pháp thực hiện các bước trên.

Tắt tính năng auto lưu trữ trong Outlook

Để tắt tính năng tự động hóa lưu trữ, mở hộp thoại AutoArchive Settings, và quăng quật chọn vỏ hộp Run AutoArchive từng N ngày.

Cách lưu trữ trong Outlook thủ công (email, lịch, nhiệm vụ và những thư mục khác)

Nếu bạn không muốn tàng trữ tự động, chúng ta cũng có thể lưu trữ thư điện tử và các mục khác theo cách thủ công bằng tay bất cứ lúc nào bạn muốn. Bằng phương pháp này, chúng ta cũng có thể kiểm soát nhiều hơn so với những mục cần lưu giữ cùng mục nào để dịch chuyển đến kho lưu trữ, nơi tàng trữ tệp lưu lại trữ, v.v …

Hãy chú ý rằng không giống hệt như tính năng auto lưu trữ của Outlook (Outlook AutoArchive) , lưu giữ trữ thủ công bằng tay là một tiến trình một lần, và các bạn sẽ cần lặp lại công việc dưới đây mỗi khi bạn có nhu cầu di chuyển các mục cũ vào kho lưu lại trữ.

Trong Outlook 2016, tiếp cận tab Tệp rồi nhấp vào ools > Clean up old items.Trong Outlook 2010Outlook 2013, hãy nhấp vào tệp tin > Cleanup Tool > Archive…
*

Nếu bạn có nhu cầu lưu trữ tất cả email, lịch với công việc, hãy chọn thư mục gốc trong hộp thư Outlook của bạn, có nghĩa là thư mục nghỉ ngơi đầu danh sách thư mục của bạn. Theo khoác định, từ bỏ phiên phiên bản Outlook 2010 trở đi, thư mục nơi bắt đầu được hiển thị bên dưới dạng địa chỉ cửa hàng email của doanh nghiệp (tôi đã đổi tên tôi thành Svetlana như thể hiện trong ảnh chụp screen dưới đây):


*

Và sau đó, tùy chỉnh cấu hình một vài cài đặt như sau:

Trong Mục lưu trữ những mục cũ hơn( Archive items older than) , nhập ngày chỉ định và hướng dẫn độ cũ của một mục trước khi nó có thể được dịch rời đến thư mục giữ trữ.Nhấp vào nút Duyệt (Browse) nếu bạn có nhu cầu thay đổi vị trí mặc định của tệp lưu lại trữ.Nếu bạn muốn lưu trữ các mục bị nockout trừ khỏi lưu trữ tự động, nên lựa chọn mục bao hàm các hộp kiểm “Không lưu trữ tự động” (Include items with “Do not AutoArchive”)

Cuối cùng, lựa chọn OK, với Outlook sẽ bước đầu tạo một kho tàng trữ ngay lập tức. Ngay sau khi quá trình hoàn tất, thư mục lưu trữ sẽ xuất hiện trong Outlook của bạn.

Lưu ý: 

Để lưu trữ một vài thư mục bằng các setup khác nhau, ví dụ: Giữ các mục trong thư mục Đã gửi của bạn lâu rộng trong thư mục bản nháp, lặp lại quá trình trên cho từng thư mục đơn nhất và lưu tất cả các folder vào và một tệp archive.pst. Nếu như khách hàng chọn tạo nên một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, từng tệp đang thêm thư mục lưu trữ riêng vào list thư mục của bạn.Outlook Archive gia hạn cấu trúc thư mục hiện có. Ví dụ: nếu như bạn chọn lưu trữ chỉ một thư mục, với thư mục đó có thư mục gốc, một thư mục nơi bắt đầu rỗng sẽ được tạo vào kho giữ trữ.

Các tệp tàng trữ Outlook Archive lưu lại ở đâu?Như vẫn biết, tàng trữ Outlook là 1 trong loại tập tin tệp tin Outlook Data (.pst). Tệp archive.pst được auto tạo khi lưu trữ tự động lần thứ nhất chạy hoặc khi chúng ta lưu trữ e-mail theo bí quyết thủ công.Vị trí tệp lưu giữ trữ dựa vào vào hệ điều hành quản lý được cài bỏ lên máy tính của bạn. Trừ lúc bạn chuyển đổi vị trí mang định lúc cấu hình cài đặt lưu trữ, chúng ta có thể tìm tệp tàng trữ ở giữa những nơi sau:

Đối với các phiên bản Outlook 2010, Outlook 2013 với Outlook 2016Vista, Windows 7, 8, and 10  C:Users\DocumentsOutlook Filesarchive.pstWindows XP C:Documents & Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pstĐối với các phiên phiên bản từ Outlook 2007 trở về trướcVistaWindows 7 C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pstWindows XP C:Documents và Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlookarchive.pst

Lưu ý. Dữ liệu ứng dụngAppData là những thư mục ẩn. Để hiển thị chúng, vào Control Panel> folder Options, đưa sang tab View, và lựa chọn Show hidden files, folders, or drives dưới Hidden files và folders.

Cách tìm địa điểm tệp tàng trữ trên trang bị của bạn

Nếu bạn không thể tìm thấy tệp .pst tệp tàng trữ ở bất kỳ vị trí như thế nào ở trên, rất rất có thể bạn đã chọn tàng trữ ở vị trí khác khi định cấu hình thiết đặt lưu trữ trường đoản cú động.

Dưới đó là một cách nhanh lẹ để xác định chính xác vị trí tàng trữ Outlook của bạn: bấm chuột phải vào thư mục tàng trữ trong danh sách thư mục, tiếp đến chọn Open file Location. Thao tác làm việc này đã ngay nhanh chóng mở thư mục tàng trữ tệp .pst đã lưu trữ của bạn.

Nếu bạn đã tạo nên một vài tệp tin lưu trữ khác nhau, chúng ta cũng có thể xem toàn bộ các địa chỉ trong nháy mắt theo cách sau:

Nhấp vào file > tài khoản Settings > account Settings.Trong vỏ hộp thoại account Settings, đưa sang tab Data FilesTrong số các tệp khác, bạn sẽ thấy vị trí lúc này của tệp archive.pst (hoặc bất kỳ tên làm sao bạn cung cấp cho tệp tàng trữ của bạn).Để cho tới thư mục chứa một tệp lưu trữ nào đó, nên chọn lựa tệp tin mong ước và nhấp vào open File Location.

Một vài mẹo cùng thủ thuật tronng lưu trữ Outlook

Ở phần trên, bọn họ đã đề cập đến các điều quan trọng của Outlook Archive. Còn tiếng là thời điểm để khám phá những mẹo nhỏ khác.

Cách đổi khác vị trí hiện có của tệp tàng trữ Outlook của bạn

Nếu vì tại sao nào đó bạn cần phải di gửi vị trí lưu trữ hiện tại của Outlook, chỉ cần di gửi tệp .pst sẽ lưu trữ vào một thư mục mới sẽ tạo nên tệp tin archive.pst mới được tạo tại đoạn mặc định vào lần tiếp theo sau khi Outlook AutoArchive của công ty chạy.

Để di chuyển thư mục lưu trữ của Outlook hãy tiến hành theo quá trình sau.

Tắt tàng trữ trong Outlook

Để ngắt kết nối thư mục tàng trữ Outlook, hãy nhấp chuột phải vào thư mục tàng trữ gốc trong danh sách thư mục và nhấp vào Close Archive.Mẹo. Nếu như thư mục Kho lưu trữ không xuất hiện thêm trong list thư mục của bạn, bạn có thể tìm vị trí của nó qua File> trương mục Settings> tài khoản Settings> Data Files tab, chọn tập tin .pst vẫn được lưu trữ và nhấp vào nút Xoá Remove. Thao tác làm việc này đang chỉ ngắt liên kết kho tàng trữ khỏi Outlook của bạn, nhưng sẽ không xóa tệp .pst đã lưu trữ.

Di đưa tệp lưu trữ đến vị trí bạn muốn.Kết nối lại tệp archive.pst đã có di chuyểnThay đổi cài đặt Outlook tự động Archive của bạn

Cuối cùng là sửa đổi download đặt tự động lưu trữ nhằm giờ Outlook sẽ dịch chuyển các mục cũ sang trọng vị trí mới của tệp .pst đang được lưu trữ của bạn. Trường hợp không, Outlook sẽ tạo nên một tệp archive.pst khác ở phần ban đầu.

Xem thêm: Mạng Máy Tính Hình Ảnh Mạng Máy Tính Và Cách Phân Biệt, Hình Ảnh Mạng Máy Tính Là Gì

Để tiến hành việc này, hãy nhấp vào tệp tin > Options > Advanced > AutoArchive Settings… hãy chắc chắn rằng các bạn đã lựa chọn chọn Move old items to, nhấp vào nút DBrowse với trỏ cho vị trí chúng ta đã lưu lại tệp lưu trữ Outlook.

Cách xóa thư mục đang xóa và email rác tự động

Để tự động hóa xóa những mục cũ khỏi các thư mục Deleted Items với Junk E-mail, hãy để Outlook AutoArchive chạy mỗi vài ngày cùng sau đó setup cho những thư mục trên:

Nhấp chuột phải vào thư mục Deleted Items thư mục và nhấp vào Properties > AutoArchive.Chọn thư mục lưu trữ thư mục này bằng phương pháp sử dụng các thiết đặt này và chọn số ngày bạn muốn để có tác dụng sạch những mục cũ hơn.Chọn Xóa vĩnh viễn mục cũ với nhấp vào OK.

Lặp lại quá trình trên đối với thư mục Junk Email

Chú thích. các mục cũ hơn vẫn bị xóa sổ các thư mục Rác với Xóa những mục trong lần chạy tự động tiếp theo. Ví dụ nếu như khách hàng đã download đặt tự động lưu trữ để chạy mỗi 14 ngày, những thư mục sẽ được làm sạch ra từng 2 tuần một lần. Nếu bạn muốn xoá những email rác thường xuyên hơn, hãy đặt một khoảng thời gian ít hơn đối với tính năng tự động hóa tự động lưu trữ của Outlook.

Cách lưu giữ trữ thư điện tử theo ngày nhận

Cài đặt mặc định của Outlook AutoArchive khẳng định tuổi thọ của folder ngày nhấn / ngày dứt hoặc sửa đổi, tùy vào thời gian nào muộn hơn. Nói theo cách khác thì, nếu sau khi nhận được một e-mail hoặc đánh dấu một công việc hoàn thành, chúng ta thực hiện bất kỳ thay đổi cho 1 mục (ví dụ như nhập xuất xắc xuất tệp tin, chỉnh sửa, sao chép, đánh dấu là đã đọc hoặc chưa đọc), ngày sửa thay đổi cũng sẽ thay đổi và mục đã đó cũng không được chuyển cho thư mục sẽ lưu cho tới khi tuổi lâu của chúng kết thúc.

Nếu bạn muốn Outlook bỏ qua mất ngày sửa đổi, bạn cũng có thể cài đặt tàng trữ theo những ngày sau:

Emails – ngày nhậnLịch- lịch các cuộc họp, sự kiện hoặc buổi gặp mặt gỡCông việc – ngày trả thànhGhi chú – ngày chỉnh sửa cuối cùngNhật ký hành trình dài – ngày tạo lập

Ghi chú. Giải pháp này yêu cầu biến hóa đăng cam kết trước đó, vì chưng vậy lời khuyên nhủ là hãy áp dụng nó rất cảnh giác vì những vụ việc nghiêm trọng hoàn toàn có thể xảy ra nếu sửa thay đổi không chủ yếu xác. Để cẩn thận, hãy ghi nhớ sao lưu đăng ký trước lúc sửa đổi nó. Nếu bạn thao tác làm việc trong môi trường xung quanh doanh nghiệp, giỏi hơn là bạn nên để quản trị viên của doanh nghiệp làm việc này để đảm bảo an toàn.

Đối với những người mới sử dụng, hãy bình chọn phiên phiên bản Outlook của bạn. Nếu khách hàng đang thực hiện Outlook 2010, hãy chắn chắn chắn setup hotfix tháng tư năm 2011 mang lại Outlook 2010 và người tiêu dùng Outlook 2007 rất cần phải cài đặt bản hotfix tháng 12 năm 2010. Outlook 2013 với Outlook năm 2016 không yêu ước bất kỳ bản cập nhật bổ sung cập nhật nào.

Còn bây giờ, hãy làm cho theo quá trình dưới đây để tạo ra đối số đk rchiveIgnoreLastModifiedTime:

Để mở, bấm Start> Run, gõ regedit trong vỏ hộp tìm kiếm, với nhấn OK.Tìm và lựa chọn khoá đk sau:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office Outlook PreferencesVí dụ: vào Outlook 2013, đó là:HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 15.0 Outlook PreferencesTrên menu Edit, trỏ chuột vào New, chọn Giá trị DWORD (32 bit), nhập tên của chính nó là ArchiveIgnoreLastModifiedTime cùng nhấn Enter. Công dụng thu được như sau:

Nhấp chuột đề xuất vào giá chỉ trị mới được tạo thành ArchiveIgnoreLastModifiedTime, bấm Edit, gõ 1 trong những Dữ liệu quý hiếm hộp, và tiếp nối bấm OK.Đóng Registry Editor, cùng khởi rượu cồn lại Outlook nhằm những chuyển đổi có hiệu lực. Vậy là xong!

Tính năng tự động lưu trữ của Outlook không hoạt động – tại sao và bí quyết khắc phục

Nếu tàng trữ trong Outlook hoặc auto lưu trữ không chuyển động như ý muốn đợi hoặc bạn chạm chán sự chũm khi tìm các email lưu trữ trong Outlook, những mẹo khắc chế sự vắt sau đây rất có thể giúp bạn xác định nguồn của sự cố.

Tuỳ chọn lưu trữ và Tự lưu giữ trữ không có trong Outlook

Có nhiều kĩ năng bạn đang thực hiện hộp thư Exchange server hoặc tổ chức của doanh nghiệp có chính sách lưu giữ lại thư để ghi đè lên tính năng auto lưu trữ của Outlook, Ví dụ: quản ngại trị viên của chúng ta đã vô hiệu hóa hóa chúng để gia công Group Policy. Vào trường hợp này, hãy kiểm tra chi tiết với cai quản trị viên hệ thống của bạn.

Tự động lưu trữ được định thông số kỹ thuật nhưng không chạy

Nếu toàn bộ Lưu trữ tự động Tự hễ của Outlook đã kết thúc hoạt động, hãy mở cài đặt đặt auto lưu trữ và bảo đảm chọn vỏ hộp kiểm Chạy tự động lưu trữ từng N ngày.

Một mục ví dụ không lúc nào được lưu giữ trữ

Có hai vì sao thường xuyên cho 1 mục nhất thiết được loại trừ khỏi tàng trữ tự động:

Ngày sửa đổi của mục là ngày mới hơn ngày tùy chỉnh để lưu trữ. Tìm hiểu thêm cách khắc phục tại biện pháp lưu trữ những mục theo ngày nhận được hoặc đang hoàn thành.

Thuộc tính Không lưu giữ trữ auto mục này được chọn cho một mục nhất định. Để kiểm tra, mở mục vào một cửa sổ mới, nhấp vào file > Properties, cùng bỏ chọn lựa này.

Bạn cũng rất có thể thêm trường Không tự động hóa Phục hồi vào cơ chế xem Outlook của doanh nghiệp để đã có được tổng quan tiền về các mục nhưng mà tùy chọn này được chọn.

Thư mục lưu trữ bị thiếu trong Outlook

Nếu thư mục Kho lưu trữ không lộ diện trong list thư mục, hãy mở tải đặt tự động lưu trữ với xác minh rằng tùy lựa chọn Hiển thị kho lưu trữ trong danh sách thư mục đã có chọn. Trường hợp thư mục tàng trữ vẫn ko hiển thị, hãy mở tệp tài liệu Outlook theo cách thủ công, như được lý giải ở đây.

Tệp archive.pst bị lỗi hoặc bị hỏng

Khi tệp archive.pst bị hỏng, Outlook bắt buộc di chuyển bất kỳ mục new nào vào nó. Trong trường vừa lòng này, đóng góp Outlook và thực hiện Công cụ sửa chữa thay thế Hộp thư mang đến (scanpst.exe) để thay thế sửa chữa tệp .pst đã lưu trữ của bạn. Trường hợp nó ko hoạt động, giải pháp duy độc nhất vô nhị là chế tạo một kho tàng trữ mới.

Hộp thư Outlook hoặc tệp tàng trữ có kích cỡ tối đa

Một tệp tin archive.pst hoặc .pst rất đầy đủ cũng có thể ngăn cấm đoán Outlook Archive hoạt động.

Giới hạn khoác định cho những tệp .pst là đôi mươi GB vào Outlook 2007 với 50 GB trong Outlook 2010, Outlook 2013 và Outlook 2016.

Hy vọng bài viết đã khiến cho bạn hiểu rõ hơn về kiểu cách lưu trữ thư điện tử trong Outlook. Cảm ơn các bạn đã đọc cùng hẹn gặp gỡ lại bạn ở nội dung bài viết tới của công ty chúng tôi vào tuần sau!